#2.2: Hoạch định Kế hoạch tổng thể (Master Plan)
Để hiện thực hóa các mục tiêu, vào dịp đầu năm, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng Master plan để lên kế hoạch các dự án cần triển khai theo từng bộ phận dự án R&D, dự án khách hàng, dự án liên quan marketing, sales, dự án liên quan hành chính - nhân sự.... Với Master plan doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát được toàn bộ dự án sẽ làm trong năm và ngân sách dự trù cho các dự án như thế nào.
#2.3: Lập kế hoạch nguồn lực dự kiến cho dự án (Project planning)
Tính năng Project planning là nơi để PM chuyển hóa các đầu việc lớn (còn gọi là dự án) từ Master plan thành một kịch bản triển khai dự kiến khả thi: phân chia giai đoạn (phases), xác định hạng mục công việc chính và các cột mốc quan trọng (milestones) của dự án.
Đồng thời, tại bất kỳ thời điểm nào trong năm, doanh nghiệp cũng có thể theo dõi được tổng quan tiến độ của toàn bộ dự án trên một giao diện duy nhất, dễ dàng nhận diện các “điểm nghẽn” hoặc bất thường phát sinh (nếu có).
#2.4: Hoạch định nguồn lực (Resource Planning)
Resource planning giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ việc phân bổ nhân lực dựa theo "cảm tính" sang dựa trên dữ liệu được đo lường và dự báo.
Resource planning cung cấp bức tranh toàn cảnh về tình hình nhân sự (công suất sử dụng) trong dự án từ quá khứ - hiện tại đến tương lai, giúp người quản lý tính toán khối lượng công việc (workload), phân bổ nguồn lực phù hợp, nhằm đảm bảo không ai bị quá tải (overload) và tạo cơ sở để đánh giá tính khả thi của dự án về mặt thời gian, tài chính trước khi chốt dự án với khách hàng
Với CloudWORK khái niệm "công việc" sẽ không chỉ là … công việc như bình thường. Trên CloudWORK, mọi hành động tiêu tốn thời gian trong doanh nghiệp đều được coi là công việc và được quản lý trên CloudWORK. Đồng thời thay đổi hoàn toàn cách nhân sự tiếp cận công việc. Không còn là sự chỉ đạo một chiều, hệ thống trao quyền chủ động cho nhân viên, giải quyết bài toán của cấp quản lý: “Hôm nay, nhân viên A làm gì?”.
#2.5: Thực hiện Giao - Nhận - Thực thi & Báo cáo hoàn thành công việc
#2.6: Kiểm soát & đánh giá kết quả công việc
#2.7: Chương trình thi đua - vinh danh, khen thưởng
Tính năng Chương trình thi đua, Thank you card, Phiếu quà tặng…sẽ là công cụ trên CloudWORK giúp doanh nghiệp biến áp lực công việc thành động lực cống hiến! Biến công ty thành một tập thể gắn kết, nơi sự cố gắng và hỗ trợ lẫn nhau được tôn vinh bằng cả vật chất lẫn tinh thần:
#2.1: Xác lập Mục tiêu doanh nghiệp (Business Goals)
Quản lý mục tiêu trên CloudWORK là sự kết hợp giữa OKR/KPI dựa trên thẻ điểm cân bằng (BSC). Điều đó giúp cho việc quản lý mục tiêu của doanh nghiệp được linh hoạt nhưng có cấu trúc, không khó hiểu, không gò bó và dễ áp dụng.
Doanh nghiệp dễ dàng thiết lập mục tiêu đo lường & đánh giá kết quả công việc theo BSC cho nhiều cấp độ: công ty > phòng ban > đội nhóm > cá nhân.
Ngoài ra, khi sử dụng CloudWORK, mọi dự án và công việc phát sinh đều phải được "neo" vào một mục tiêu cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp loại bỏ tình trạng công việc phát sinh mà không phục vụ cho hay không hướng tới 1 mục tiêu cụ thể nào cả, hạn chế gây lãng phí nguồn lực.
#2
CloudWORK - Nền tảng quản trị công việc thế hệ mới dành cho công ty phần mềm
Thành phần chính thứ 2 của CloudPMS chính là CloudWORK. CloudWORK giúp công ty phần mềm giải quyết những nhiệm vụ chính sau:
Với CloudWORK doanh nghiệp có thể quản lý một cách trọn vẹn quy trình từ giao - nhận - thực thi & báo cáo hoàn thành công việc trên cùng 1 hệ thống. Khi giao nhận việc, cần bảo đảm theo tiêu chí SMART như phải cụ thể nội dung công việc, đo lường được kết quả, liên quan tới ai và thời gian hoàn thành như thế nào. Ngoài ra, CloudWORK còn bổ sung một số công cụ hỗ trợ như:
CloudWORK được thiết kế với các chế độ theo dõi, quản lý linh hoạt, giúp doanh nghiệp “tùy chỉnh” cách quản lý của mình từ đó tạo môi trường thoải mái, thân thiện, giúp nhân viên hứng thú thể hiện bản thân. Giúp đạt mục đích win-win cho cả 2: nhân viên và cty.
Quản lý tất cả những việc chưa làm, còn tồn đọng của mỗi cá nhân. Backlog giúp nhân viên không bỏ sót bất kỳ công việc nào mà đã từng ghi nhận trên hệ thống.
Ngoài tạo thủ công thì hệ thống còn gợi ý các công việc tồn đọng, công việc chưa xử lý, hoặc công việc xử lý gần đây nhưng chưa xong, công việc đã nhận mà chưa thực hiện… để nhân viên nhanh chóng xác định được các ưu tiên cần thực hiện cho ngày hôm nay.
Nhân viên chủ động ghi nhận thời gian thực hiện công việc trong ngày qua tính năng logtime. Logtime là một trong những dữ liệu rất quan trọng để hệ thống tính toán các chỉ sổ P&L của dự án sau này.
Màn hình báo cáo công việc, báo cáo dự án chuyên nghiệp trên CloudWORK giúp cho doanh nghiệp loại bỏ hình thức báo cáo qua email hay qua Zalo hiện nay. Giúp kiểm soát thông tin tập trung ở một nơi, hạn chế tình trạng spam email, tin nhắn.
Theo dõi sát sao tiến độ thực tế so với kế hoạch trên từng dự án (theo timeline). Nắm bắt kịp thời các hạng mục, tác vụ bị trễ so với doneline/deadline, điều chỉnh thời gian, nguồn lực phù hợp cho dự án.
Đây là tính năng chỉ có ở CloudWORK. Bộ đếm thành tích giúp quản lý nhìn nhận và đánh giá nhân viên một cách toàn diện qua nhiều khía cạnh: hiệu suất, hiệu quả xử lý công việc (Điểm hoàn thành), khả năng teamwork, tương tác trong công ty (Điểm tương tác), tác phong, tinh thần, thái độ trong quá trình làm việc (Điểm chuyên cần)...
Cho phép quản lý có những đánh giá về kết quả hoàn thành công việc của các nhân viên do mình quản lý.
Giúp công ty tổ chức những chương trình thi đua và trao thưởng cho nhân viên đạt chỉ tiêu KPI theo từng thời điểm trong năm. Thưởng có thể là tiền mặt, có thể là quà tặng hoặc điểm thi đua tích lũy.
Gửi lời cảm ơn cho đồng nghiệp. Một lời cảm ơn chân thành đúng lúc sẽ là sự động viên, giúp lan tỏa và phát huy tinh thần hỗ trợ nhau trong công việc tại cty.
Cho phép quản lý hoặc nhân viên trao cho nhau những phần quà nhỏ nhưng mang ý nghĩa lớn như Voucher cafe, Vé xem phim, Quà tặng công ty...) kèm lời cảm ơn. Điều này tạo động lực to lớn để nhân sự tiếp tục cố gắng hơn nữa trong tương lai.